Virtueel assistent werkt online maar is toch dichtbij

De huidige tijd vraagt om aanpassingsvermogen. Kantoorpersoneel werkt thuis en werkzaamheden kunnen daardoor veranderen. Veranderingen zodat we online bereikbaar zijn en ons takenpakket kunnen uitvoeren. Stond het online werken al op het jaarschema van de organisaties? Of kwam het online werken als een verandering? Het online werken is voor mij als virtueel assistent een uitkomst. Op afstand samenwerken en toch dichtbij vanuit huis.

Online vergaderen

Neem het online vergaderen. Had je stukken altijd nog op papier, of vergader je al met een vergaderapp? De vergaderapp geeft de mogelijkheid om alle stukken overzichtelijk per vergaderteam bij elkaar te zetten. Ook kan een map op een gezamenlijke schijf uitkomst bieden. Op welke wijze je nu ook werkt. De online samenwerking is in een stroomversnelling geraakt.

Vergadering voorbereiden

De ondersteuner bereidt de vergadering voor. De deelnemers sturen stukken per mail naar de ondersteuner. Per agendapunt geeft de deelnemer aan of het ter bespreking, ter besluitvorming of ter kennisgeving is. Ook kan het gaan over personeelszaken. De bewoording kan per organisatie verschillen, maar als ondersteuner is het belangrijk te achterhalen wat het doel is van het stuk. Nadat de doelen van het agendapunt helder is, kan de agenda gemaakt worden. De agenda geeft structuur aan je vergadering en zorgt voor een volgorde tijdens de vergadering. Een vergadering die van de hak-op-de-tak springt is voor geen enkele deelnemer prettig.

De vergadering zelf

Alle deelnemers worden uitgenodigd. Of komen zelf via een link in de online vergaderomgeving. Nadat de deelnemers aanwezig zijn, start de vergadering. In de online omgeving kan de vergadering worden opgenomen om later terugkijken mogelijk te maken. De ondersteuner legt tijdens de vergadering de discussie (op hoofdlijnen of uitgebreid), afspraken en besluiten vast. Het verslag vormt een een naslagwerk.

Na de vergadering

Per organisatie zijn er verschillen. De organisatie geeft aan of gewerkt wordt met een actie- en besluitenlijst. Het is belangrijk dat de acties bewaakt worden. Kortom, de ondersteuner wordt de virtueel assistent. Met secretarieel support ondersteun ik je met de werkzaamheden.